この調査は、お客様のマネジメントシステムが現在も有効であることを確認し、最後のビジットからの進捗についてフォローアップを行うために実施されます。この訪問は定期的に行われます。
この審査は、承認されたマネジメントシステムが引き続き、
- 維持され、
- 有効であり、
- 継続的改善をもたらしている
ことの確認を目的としています。
訪問前のコンタクト
お客様には以下のようなコンタクトが取られます。
a) このアプローチが初めてのお客様：審査員は、この新たなアプローチと、それをお客様の組織へ導入する最善の方法について話し合い、オープニングミーティングの際に経営上層部へ説明する手配を整えることに同意します。
b) このアプローチに慣れているお客様：審査員は、以前の訪問で選ばれたテーマが現在も意義のあるものであり、適切なメンバーが応対できることを確認します。必要に応じてテーマの修正に同意します。
更新審査のプランニングビジットの場合は、審査員はレビュー、プレビュー、およびプランニングの原則を導入します。
シニアマネジメントとの話し合い
審査員は、以下のことを行います。
- 今回の訪問においてLRQAが調査する内容について案内し、その理由を説明します。
- お客様およびそのステークホルダーにとって何が重要な問題であるかを明らかにし、訪問のテーマを選択します。
- これらの問題に関して業績改善を進めるために、どのような状況でマネジメントシステムを利用できるのかを特定します。
- 今回の訪問で選ばれたテーマの周辺にある問題についてお客様の考えを聞き、監査の際にそれらを考慮します。
- お客様の組織の今後の目的について話し合い、今後のテーマを特定します。
ビジットプラン
今回（または将来の）訪問について同意されたテーマをもとに、審査員はどの部門、プロセスコントロール、およびシステムがこのテーマに関連し、審査の対象となるかを特定します。
テーマ＋監査される人、プロセス、管理およびシステム＝ビジットプラン
将来のプランの柔軟性 － 将来の訪問に関するプランは柔軟なものでなければなりません。主要顧客の苦情や規制違反などに伴い状況が変化した場合、LRQAは訪問のテーマを修正し、新しいテーマを採り入れ、お客様および/またはステークホルダーにとって最新の懸念となる事項に取り組めるようにする必要があります。
審査の実施
審査を実施するにあたり、審査員は以下のことを行います。
- その領域にわたるテーマを計画に沿って審査します。当初のプランで特定されなかった問題が、今回のテーマにとって重要である場合、審査員はその追跡調査を希望することがあります。
- その領域の審査を利用して、システムコントロールが整備され、有効に利用されていることを確認します。
- お客様が、マネジメントシステムを利用して特定されたテーマに関する問題を管理および/または改善しているかどうかを判断します。
- システムの脆弱性または有効性を報告し、お客様が考慮すべき潜在的な改善事項を提案します。
審査の報告 － ビジットレポート
訪問終了前にお客様に渡されるビジットレポートは、以下のようなものとなります。
- 経営上層部との話し合いの要旨が記載されます。
- 長期を要する改善プロジェクトのサンプルを追跡します。
- 追跡調査事項および調べた証拠を、その評価および結論とともに記録します。
- 調査結果を記録します。
- テーマに関連して、また審査対象規格の要求事項を満たすにあたって、マネジメントシステムの有効性に対する全体的な結論を記録します。
- 次回訪問のためのテーマと領域を特定します。
- シニアマネジメントへのフィードバックを行います。
クロージングミーティングでは、審査員は以下のことを行います。
- 調査結果に対する審査員の概観を提示し、結論を述べます。
- マネジメントシステムが、テーマに関連した問題に取り組むにあたってお客様の役に立っている部分、およびこのシステムが改善の推進に役立っている部分を強調します。
- テーマに関連したシステムの脆弱性がある部分について説明し、これらの脆弱性がどのようにお客様の事業に不利な影響を及ぼすかを説明します。